Highly Effective Inventory Management

Mengubah Sediaan Menjadi Laba

Oleh : Ahmad Arwani R.

Penerbit : PPM, 2011

Tebal : 120 halaman

Praktisi Logistic dan SCM (Supply Chain Management) harus mampu menjaga kesimbangan antara revenue, cost dan tingkat layanan terhadap pelanggan. Tool yang dapat digunakan untuk tujuan tersebut adalah lean inventory management.

Lean Inventory Management adalah filosofi yang mendasari pendekatan yang bertujuan untuk mengurangi pemborosan dalam proses manajemen persediaan, sambil tetap memastikan ketersediaan yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi konsep, prinsip, dan manfaat dari Lean Inventory Management.

Pada dasarnya, Lean Inventory Management bertujuan untuk mencapai dua tujuan utama: mengurangi pemborosan dan meningkatkan respons terhadap permintaan pelanggan. Ini dicapai dengan meminimalkan tingkat persediaan yang tidak perlu sambil mempertahankan ketersediaan produk yang memadai.

Untuk mencapai manajemen persediaan yang efektif, maka diperlukan peramalan permintaan, mempertimbangkan lead time, biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya resiko kekosongan persediaan.

Manajemen inventaris yang efektif adalah salah satu fondasi utama kesuksesan dalam dunia bisnis, terutama bagi perusahaan ritel, manufaktur, dan e-commerce. Dengan mengelola inventaris dengan baik, perusahaan dapat mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Setidaknya ada 3 tahap dalam mengendalikan persediaan, yaitu:

• Understanding
• Forecasting
• Evaluating

Dalam forecasting kita harus dapat menentukan metode yang cocok tergantung dari komponen demand, yaitu misalnya:

• Trend
• Seasonality
• Cycle
• Random variation

Yang tidak kalah penting dalam menentukan jumlah persediaan dalam gudang adalah safety stock. Untuk menghadapi keadaan darurat tak terduga maka kita perlu membuat buffer dalam persediaan. Jumlahnya bervariasi antara 10% hingga 30% dari penjualan bulanan dan persediaan siklus dari 85% menjadi lebih dari 190%.

Dalam perencanaan produksi yang diproses melalui MPS (Master Production Schedule) dan MRP (Material Requisition Planning) lalu kita turunkan menjadi produksi harian, dan perencanaan produksi menjadi scheduling dan sequencing.

MPS adalah rencana produksi jangka pendek yang menentukan jumlah dan waktu produksi untuk setiap produk. Ini adalah dokumen penting yang disusun berdasarkan permintaan pelanggan, kapasitas produksi, dan ketersediaan material. Berikut beberapa poin penting tentang MPS:

MPS merinci jadwal produksi untuk setiap item yang akan diproduksi dalam jangka waktu tertentu, biasanya dalam periode mingguan atau bulanan. Ini mencakup informasi tentang jumlah produk yang harus diproduksi, waktu mulai dan selesai produksi, serta sumber daya yang diperlukan.

MPS memungkinkan koordinasi yang baik antara departemen produksi, pemasaran, dan manajemen persediaan. Dengan memiliki jadwal produksi yang jelas, semua departemen dapat bekerja secara sinergis untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu.

MPS juga memperhitungkan ketersediaan material yang diperlukan untuk produksi. Dengan mempertimbangkan lead time pemasok dan tingkat persediaan bahan baku, perusahaan dapat memastikan bahwa material yang diperlukan tersedia saat dibutuhkan.

MRP adalah proses perencanaan yang digunakan untuk mengelola pengadaan material yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Berikut adalah beberapa aspek kunci tentang MRP:

MRP menggunakan informasi dari MPS dan daftar material (bill of materials) untuk menghitung jumlah material yang diperlukan untuk memproduksi setiap produk. Ini mencakup perencanaan kebutuhan bahan baku, suku cadang, dan komponen lainnya.

Setelah kebutuhan material diidentifikasi, MRP menghasilkan pesanan pembelian atau permintaan produksi untuk memastikan ketersediaan material saat diperlukan. Ini melibatkan komunikasi dengan pemasok dan pengelolaan waktu pengiriman material.

Salah satu tujuan utama MRP adalah untuk mengoptimalkan persediaan dengan menghindari kelebihan atau kekurangan material. Dengan mengelola pengadaan material secara efisien berdasarkan kebutuhan produksi aktual, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan dan meningkatkan kelancaran operasi.

Memahami pola permintaan produk adalah kunci dalam mengelola inventaris dengan baik. Melakukan analisis permintaan yang cermat membantu perusahaan untuk memprediksi dengan lebih akurat berapa banyak stok yang dibutuhkan untuk setiap produk. Teknik seperti analisis ABC dapat digunakan untuk mengkategorikan produk berdasarkan tingkat penjualan mereka, yang memungkinkan fokus yang lebih besar pada item yang paling penting.

Lalu dalam inventory carrying, kita dapat menggunakan Analisis ABC, dimana kita kelompokkan persediaan ke dalam 3 kategori, yaitu:

• A : 5-15% item menyebabkan 70-80% nilai uang
• B : 30% item menyebabkan 15% nilai uang
• C : 50-60% item menyebabkan 5-10% nilai uang

Kita juga bisa menurunkan tingkat persediaan dengan pendekatan Pareto, yaitu kita klasifikasikan item ke dalam 4 kategori, yaitu 

• A : 80%
• B : 15%
• C : 5%
• D : 0%

Pendekatan Pareto didasarkan pada Prinsip Pareto yang menyatakan bahwa sebagian kecil input menyumbang sebagian besar output. Dalam konteks manajemen persediaan, ini mengarah pada pengamatan bahwa sebagian kecil produk (sekitar 20%) cenderung menyumbang sebagian besar nilai atau omset penjualan (sekitar 80%). Dengan memahami prinsip ini, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya mereka dengan lebih efisien.

Menerapkan Pendekatan Pareto dalam manajemen persediaan membawa berbagai manfaat, termasuk:

• Pengoptimalan alokasi sumber daya, dengan fokus pada produk-produk yang memiliki dampak terbesar pada kinerja perusahaan.
• Pengurangan biaya penyimpanan dengan memprioritaskan pengelolaan stok produk-produk yang paling penting.
• Peningkatan layanan pelanggan dengan memastikan ketersediaan produk-produk kategori A yang penting.

Manajemen inventaris yang sangat efektif merupakan kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini. Dengan menerapkan strategi yang tepat, seperti analisis permintaan yang cermat, penerapan sistem informasi inventaris, dan praktik just-in-time, perusahaan dapat mengoptimalkan ketersediaan produk, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Kolaborasi dengan pemasok dan penerapan teknologi otomatisasi juga memainkan peran penting dalam mencapai tujuan ini. Dengan demikian, investasi dalam manajemen inventaris yang efektif dapat membantu perusahaan mencapai pertumbuhan dan keberhasilan jangka panjang.